Interna kontroller
AEO-tillståndet bygger på att ditt företag kan visa att du har goda rutiner för att hantera företagets tull-, säkerhets- och skyddshantering. Företagets interna kontroller, det vill säga egenkontrollen, ska garantera att alla rutiner är korrekta, fungerar och tillämpas i verksamheten.
Det ska finnas rutiner för interna kontroller och personer på företaget som ansvarar för att kontrollerna genomförs, både vad gäller tullförenklingar och säkerhet och skydd. Rutinerna ska vara dokumenterade antingen digitalt eller i pappersform. De ska vara kända och finnas tillgängliga för berörd personal inom organisationen och vara uppdaterade.
Ett syfte med AEO-tillstånd är att du ska säkerställa en korrekt tullhantering. Du ska i ett tidigt skede kunna identifiera avvikelser och incidenter både gällande tullhantering och säkerhet och skydd. Det innebär bland annat att du ska
- arbeta för att förhindra uppkomster av fel
- säkerställa att alla varor blir deklarerade
- upprätta tulldeklarationer som är av god kvalitet
- skicka in tulldeklarationerna till Tullverket i rätt tid
- kontrollera att rätt avgifter debiteras
- kontrollera att korrekta statistikuppgifter lämnas
- ha koll på bestämmelser för restriktioner och att sanktioner efterlevs
- se till att tullräkningar betalas i rätt tid
- vidtagit lämpliga åtgärder för att garantera den internationella leveranskedjans säkerhet och skydd.
Samtliga kriterier som ingår i AEO-tillstånden ska vara föremål för interna kontroller. Genomförda kontroller och åtgärder som till exempel uppdaterade rutinbeskrivningar, ska dokumenteras och arkiveras eftersom Tullverket kan begära in dessa.
Vid eventuella avvikelser eller incidenter ska orsaken utredas. Det kan exempelvis handla om felaktiga rutiner, systemfel, brutna förseglingar, brister i skal- eller områdesskydd, försumlighet eller externa intrångsförsök i it-system. Du ska se till att nödvändiga korrigerande åtgärder genomförs och säkerställa att avvikelserna eller incidenterna inte upprepas. Dessutom ska berörd personal informeras om det inträffade och vilka åtgärder som vidtagits.
Om du upptäcker att företaget inte längre uppfyller villkoren för AEO-tillståndet ska du meddela det till Tullverket. Ni har rätt att på egen begäran tillfälligt dra in tillståndet eller återkalla det.
Exempel på interna kontroller
Löpande granskning av tulldeklarationer
De interna kontrollerna ska bland annat omfatta en löpande granskning av tulldeklarationer. Av granskningsrutinen bör det framgå vilka uppgifter som kommer att granskas, när det ska göras och vem som utför granskningen. Urvalet ska göras så att att det blir representativt för er verksamhet.
Granskningen av deklarationer kan med fördel utföras av någon annan än den som ursprungligen har upprättat deklarationerna. Visar granskningen avvikelser ska dessa analyseras, dokumenteras och åtgärdas så att de inte återkommer. Berörd personal ska informeras. Vid avvikelser ska omprövningar lämnas till Tullverket.
Genomförda uppföljningar ska dokumenteras och arkiveras eftersom de kan begäras in av Tullverket.
Transaktionstest
Ett transaktionstest görs för att kontrollera spårbarheten och säkerställa att samtliga varor förs in i företagets affärssystem och blir deklarerade. Det innebär att följa ett ärende i affärssystemet från exempelvis inköpsorder, godsmottagning, uppläggning på lager samt uttag, bokföring av fakturan till upprättande av tulldeklaration och betalning av tullräkning. Du ska sedan kontrollera att uppgifterna i affärsredovisningen och i lagerbokföringen stämmer överens med uppgifterna i tulldeklarationen, till exempel artikelnummer, pris, antal artiklar med mera.
Transaktionstestet ska dokumenteras med en tydlig beskrivning, gärna med utskrifter av skärmbilder på de olika momenten i flödet genom systemen.
Risk- och hotbildsanalys
Om ditt företag är innehavare av ett AEOS-tillstånd ska du ha en risk- och hotbildsanalys där du har identifierat och bedömt dina risker i den internationella leveranskedjan. Det ska också framgå vilka åtgärder du har vidtagit för att minska dessa risker till en acceptabel nivå. Syftet med bedömningen är att fastställa risker och hot som kan uppstå i den del av internationella leveranskedjan där ditt företag verkar.
Ett tips är att utgå från bilaga 2 i AEO-riktlinjerna, när du gör din risk- och hotbildsanalys, där flera generella risker och hot i leveranskedjan finns beskrivna och hur ni kan arbeta med att minska dessa risker. Du ska även presentera en kontroll som visar hur ditt företag kontinuerligt granskar risker och hot samt hur du arbetar med att minska dessa.
Sidan uppdaterades:
Vad är ändrat: Teknisk ändring