Upphört: Författningen har upphört att gälla vid utgången av juni månad 2004 genom TFS 2004:2
Generaltullstyrelsen föreskriver följande.
Dessa föreskrifter är tillämpliga på tullverkets regionala och lokala myndigheter (tullstaten).
I dessa föreskrifter avses med tullmyndighet: tulldirektion, gränstullkammare, distriktstullkammare, tullkammare, tullavdelning, tullstation, områdeschef inom kust- eller gränsbevakningen, regionkustpostering, flygkustpostering, kustpostering och gränspostering.
Om skyldighet att registrera allmänna handlingar föreskrivs i 15 kap. sekretesslagen (1980: 100).
Om postöppning finns föreskrifter i 2 kap. 26-31 §§ och 3 kap. 44 § tjänstgöringsreglementet (TFS 1979:19) för tullstaten.
En allmän handling som kommer in till en tullmyndighet eller upprättas där skall registreras i diarium om ej annat framgår av 1.3.3.
Diarieföring skall ske den dag handlingen kommer in eller, om tiden ej medger detta, påföljande arbetsdag.
Varje ärende skall erhålla ett eget diarienummer och införas i diariet i den ordning som det inkommer till eller initieras av myndigheten. Numret bestäms av den skrivelse genom vilken ärendet tas upp på sätt framgår av bilaga l och 2.
Alla handlingar i ett ärende skall förses med uppgift om ärendets diarienummer samt förses med ingångsstämpel som visar vilken dag ärendet kom in. Antalet bilagor skall anges på huvudhandlingen.
Anvisningar
Vad som avses med allmän handling framgår av 2 kap. tryckfrihetsförordningen.
Inom en tulldirektion eller arbetsenhet därav upprättade promemorior och yttranden m.m. av särskild vikt i ärenden som diarieförts skall föras in i diariet. Handlingar som expedieras till någon utanför tulldirektionen eller den därmed samorganiserade distriktstullkammaren bör i regel föras in i diariet.
Av diariet skall framgå från vem handlingen har inkommit eller till vem den har expedierats samt i korthet vad handlingen rör (ärendemening). Vid diarieföring av ärende, vari ingår handling som enligt gällande författning ej får lämnas ut, skall ärendemeningen avfattas så att den inte får innehåll som skall vara sekretessbelagt. Är detta ej möjligt skall ärendemeningen uteslutas.
Av bestämmelserna i 15 kap. 1 § sekretesslagen (1980:100) och 5 § sekretessförordningen (l980:657) framgår att följande handlingar inte behöver diarieföras
— handlingar som uppenbarligen har liten betydelse för myndighetens verksamhet t.ex. pressklipp, cirkulär och reklamtryck) och förfrågningar om tulltaxering m.m. av rutinmässig beskaffenhet,
— handlingar som inte är hemliga och som hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas. om de har kommit in till myndigheten eller upprättas där,
— handlingar som förekommer hos en myndighet i stor omfattning och som regeringen i sekretessförordningen har undantaget från registreringsskyldigheten d.v.s. handlingar som angår klarering av varor och transportmedel.
I bilaga 3 ges en förteckning över handlingar (ärendeslag) som i princip ej skall diarieföras. Vid behov kan dock enskilt sådant ärende diarieföras.
Om registrering av hemliga handlingar av betydelse för landets säkerhet är särskilt föreskrivet i AF SÄK 1970 punkterna 18—20.
Vid tulldirektionerna och de därmed samorganiserade distriktstullkamrarna kan diarieföringen vara centraliserad (endast ett ärendediarium förekommer) eller decentraliserad (diarieföring förekommer vid flera av kontoren vid tulldirektionerna). Tulldirektionerna har själva att avgöra om diarieföringen skall vara centraliserad eller decentraliserad.
Särskild diarie/dossiéplan (D/D-plan) skall användas enligt bilaga 1. Namnoch sakregister skall föras genom kopiering.
Vid diarieföring skall fastställt blankettset användas.
Blankettsetet omfattar fyra blad med plats för fem ärenden per sida.
Originalet utgör själva diariet. Det skall vara på Svenskt Arkiv 100 och ha 4 fästhål (triohålning). I fältet för Doss nr/Dpl litt —Dnr anges dossiénummer följt av löpande nummer (diarienummer) under året.
I diariet skall efter hand göras kortfattade anteckningar om viktigare moment i handläggningen av ärendena. (Jfr kopia 3 nedan.)
Kopia 1 utgör namnregister. Det skall vara på Svenskt Arkiv 80 och ha steghål i vänster kant (Viscard).
Kopia 2 utgör sakregister. Det skall vara på Svenskt Arkiv 80 och ha steghål i vänster kant (Viscard). Denna kopia kan användas för bevakning. Den insorteras i dossiénummrordning sedan ärendet avslutats och påteckning om beslut skett.
Kopia 3 skall vara på brukspapper och ha steghål i vänster kant (Viscard). Kopian medföljer handlingarna till handläggaren för påteckning av åtgärder. Kopian kan därefter användas som sektionens (eller mostvarande) exemplar eller utsorteras.
I D/D-planen skall anges vilka diarier som förs inom myndigheten och de huvudgrupper (se bilaga 1) som respektive diarium omfattar. Varje diarium har per kalenderår sin egen löpande diarienummerserie från 1 och framåt. Inga diarienummerserier härutöver (för t.ex. utgående skrivelser) skall användas. Varje ärendes huvudhandling skall redan vid tillkomsten få sin identitet fastställd genom att betecknas med dels tillämpligt dossiénummer ur D/D-planen, dels det för diariet aktuella löpande diarienumret.
Någon bokstavsbeteckning utvisande tillhörighet till kontor eller dylikt skall inte användas. Varje beteckning ger en unik identitet.
D/D-planen är uppbyggd enligt decimalsystemet, där första siffran anger ärendehuvudgrupp. Varje huvudgrupp har indelats i grupper som i de flesta fall ytterligare indelats i undergrupper.
Exempel på ett ärendes beteckning:
015 — 15
(dossiénr) (kronologiskt nr)
Siffran 0 i dossiénumret står för administration, 01 för kontors- och arbetstekniska rutiner och inom denna grupp betecknar 015 undergruppen: Arkiv, ärenderegistrering, sekretessfrågor.
Grupp eller undergrupp med slutsiffra 0 och 9 avser i regel allmänna respektive övriga ärenden. Till den första kategorin hänförs ärenden av generell räckvidd för hela huvudgruppen eller gruppen. Slutsiffra 9 reserveras för ärenden som inte kan hänföras till annat nummer. Såväl huvudgrupp 9 som alla grupper och undergrupper med slutsiffra 9 skall användas i minsta möjliga utsträckning.
Den kronologiska beteckningen (15) talar om att handlingen tillhör det femtonde ärendet som öppnats i diariet under året.
D/D-planen är uppbyggd kring tullmyndigheternas arbetsuppgifter. Emellertid har vid struktureringen av ärendena hänsyn tagits till myndigheternas organisation, särskilt tulldirektionernas, enligt tjänstgöringsreglementet (TFS 1979:19) för tullstaten. Huvudgrupperna 0— 2 motsvarar administrationskontorens (administrationssektionens) ansvarsområde, 3—4 taxekontorens (taxeringssektionens) och 5—8 bevakningskontorens. Huvudgrupp 9 skall i förekommande fall användas av administrationskontorens eller motsvarande enheter. Om avvikelser förekommer från tjänstgöringsreglementet markeras detta i D/D-planen.
D/D-planen syftar till att täcka alla ärenden som förekommer vid de rubricerade tullmyndigheterna. Vissa ärendegrupper är inte representerade hos samtliga dessa myndigheter. Dossiénummer för sådana ärendegrupper skall då inte användas. De får heller inte tas i anspråk för andra ärendetyper.
Tullmyndighet kan emellertid avstå från att använda dossiéplanens undergrupper (3:e siffran), då antalet ärenden inom gruppen bedöms som ringa. Samtliga ärenden inom sådan grupp bildar därvid en dossié.
Avvikelse från de i D/D-planen angivna huvudgruppema, grupperna och undergruppern och deras beteckningar får inte ske utan generaltullstyrelsens tillstånd. Tullmyndigheterna får inte heller ta i anspråk grupp- eller undergruppnummer som saknar ärendespecifikation. Tullmyndighet kan dock för internt bruk besluta om att dela upp planen ytterligare enligt decimalprincipen. Meddelande om detta skall samtidigt lämnas till generaltullstyrelsen.
Revidering av D/D-planen kan ske i slutet av varje kalenderår av generaltullstyrelsen efter hörande av berörda tullmyndigheter.
Ett exemplar av den D/D-plan som gällt för året sätts främst i diariet för det aktuella året och inbindes vid arkivering.
Vid andra tullmyndigheter än de i 1.4 nämnda skall diarieföringen vara centraliserad och odelad. Ärenden av samma slag förses med bokstavsbeteckning enligt diarieplan (se bilaga 2).
Namn- och sakregister skall föras endast om det behövs.
Ärenden förs in i diariet i nummerföljd som löper för kalenderår och skall förses med anteckning om diarienumret föregånget av bokstavsbeteckning enligt diarieplan.
Vid diarieföring skall fastställd blankett användas. Förs namn- och sakregister skall blankettset enligt 1.4.3 användas. I fältet för dossiénummer/diarieplanslittera (Doss nr/Dpl litt — Dnr) sätts bokstavsbeteckning och ärendets nummer för året.
I diariet skall efter hand göras kortfattade anteckningar om viktigare moment i handläggningen av ärendena.
Anses revidering av diarieplanen nödvändig skall tullmyndighet anmäla detta till generaltullstyrelsen. Anmälan skall insändas via den regionala chefsmyndigheten.
Ett exemplar av diarieplanen sätts främst i diariet för det aktuella året och inbindes vid arkivering.
Arkivvården i tullstaten regleras främst av allmänna arkivstadgan (Aas) (1961:590) och riksarkivets cirkulär (1968:473) om tillämpningen av allmänna arkivstadgan (Aasanv). Nedanstående särskilda bestämmelser för tullstaten är utfärdade i samråd med riksarkivet.
Tullmyndigheternas arkiv står under tillsyn av vederbörande landsarkiv. I Stockholm och Malmö är respektive stadsarkiv arkivmyndighet för tullmyndigheterna därstädes. En förteckning över tullmyndigheternas respektive arkivmyndighetstillhörighet ges i bilaga 6.
Arkivmyndighets uppgift är att utöva tillsyn över arkiv hos statlig myndighet inom sitt distrikt. Därvid skall den bl.a.
— tillse att föreskriven utgallring äger rum,
— infordra och granska arkivförteckningar,
— lämna råd och upplysningar om arkivbildning och arkivvård,
— biträda vid gallring och andra arkivarbeten,
— inspektera arkiv,
— granska förslag till ny- och ombyggnader av arkivlokaler,
— mottaga, hos sig förvara och tillhandahålla (äldre) arkivhandlingar.
Tullmyndighet skall vända sig till vederbörande arkivmyndighet för råd, anvisningar och annan hjälp i arkivfrågor.
Inom varje tullmyndighet bildas med början den 1 januari 1982 endast ett arkiv. Arkiv tillkomna före den 31 december 1981 avslutas med detta datum.
Tulldirektion och distriktstullkammare på den ort där tulldirektion är belägen är ur arkivsynpunkt att betrakta som en myndighet. Gränsposterings arkivhandlingar skall på ort där tullstation finns ingå i tullstationens arkiv.
Områdeschefs vid gräns- och kustbevakning arkivhandlingar skall hållas åtskilda från arkivhandlingarna vid den tullstation/gränspostering respektive kustpostering där områdeschefen är placerad.
Arkivförfattningarna gäller endast arkivhandlingar. För bedömande av om en handling skall anses vara arkivhandling hänvisas till 3 § Aasanv samt till gallringsplan för tullstaten (bilaga 5).
Under denna punkt behandlas huvuddelen av de olika typer av handlingar som förekommer hos en tullmyndighet.
Protokoll och föredragningslistor
Tullmyndighets föredragnings- och beslutslistor arkivläggs i kronologisk ordning. Detsamma gäller protokoll som upprättats av kommittéer, arbetsgrupper och liknande hos tullmyndighet.
Utgående handlingar
Arkivexemplar av utgående handlingar (koncept) arkivläggs tillsammans med övriga handlingar tillhörande respektive ärende (se vidare under diarieförda handlingar). Arkivexemplaret skall alltid vara signerat av den eller de som undertecknat expeditionen.
Diarier
Tullmyndighets diarier skall föras på blankett som fastställts av generalttillstyrelsen. Diarierna skall bindas för sig kalenderårsvis. Ett band kan dock omfatta mer än ett år. Varje kalenderår skall föregås av den diarieldossiéplan (D/D-plan) eller diarieplan som gällt för året (jfr 1.4.9 och 1.5.7).
Namnregistret liksom sakregistret binds likaså för sig kalenderårsvis.
Register och liggare
För register och liggare som förs i bundna band eller på lösa blad ges inga särskilda anvisningar. Det bör dock observeras att register, journaler och andra förteckningar anses som upprättade — och därmed som allmänna handlingar — när de färdigställts för anteckningar eller införing. Arkivhandlingar blir de i och med att någon anteckning införts.
Diarieförda handlingar
Alla handlingar i ett avslutat ärende (inkomna skrivelser, arkivexemplar av utgående handlingar, PM m.m.) skall arkivläggas tillsammans (d.v.s. som en akt) och vid samma tidpunkt. Handlingarna arkivläggs i ämnesgrupper enligt D/D-plan (1.4.9) eller diarieplan (1.5.7). Inom varje ärendegrupp i respektive plan arkivläggs ärendena i diarienummerordning. Detta innebär att efter arkivläggningen kan i en dossié återfinnas ärenden med t.ex. löpnummer 1, 3, 4, 47, 115, medan ärenden med mellanliggande nummer (2, 5 — 46, 48 — 114, 116 —) ingår i andra dossiéer.
Vid förvaring i närarkiv eller på tjänsterum kan mappar, fack, vertikalskåp eller gaffel- och ringpärmar användas.
Avställning (se arkivterminologi "Avställning") ur dossiéerna sker kalenderårsvis varje år eller med den längre tidsperiod som arkivbildaren finner lämplig. Slutlig förvaring skall ske i arkivkartonger i dossiénummerordning (eller bokstavsordning efter diarieplan). Därvid skall varje ärendegrupp hållas skild från övriga grupper genom mellanlägg med anteckning om gruppens benämning.
Kopieserier av diarieförda handlingar som myndigheten upprättat uteslutande för att underlätta det inre arbetet och som skall utgallras efter viss tidpunkt arkivläggs i särskilda serier på det sätt myndigheten finner bäst ur arbetssynpunkt. Angående ordnande och förtecknande av sådana handlingar se 2.8.2.; angående utgallring se 3.2.3.
Ej diarieförda handlingar
Vid arkivläggning och volymbildning av de många olika slag av handlingar som ej skall diarieföras vid en tullmyndighet skall hänsyn tagas till gallringsbestämmelsema, så att utgallringsbara och ej utgallringsbara handlingar hålls åtskilda. Vidare skall handlingarna arkivläggas kronologiskt och periodvis, t.ex. per år, halvår eller månad.
Hur de ej diarieförda handlingarna vidare skall ordnas och förtecknas framgår av 2.5.4 och 2.8.2.
Statistik
Med statistik avses såväl inkommet eller hos tullmyndigheten upprättat statistiskt primärmaterial som av tullmyndigheten gjorda statistiska sammanställningar.
Arkivhandlingar skall vårdas omsorgsfullt och förvaras på betryggande sätt. Särskilt skall tillses att de är skyddade för fukt och brand samt oåtkomliga för obehöriga. De bör så snart som möjligt flyttas från tjänsterum till arkivlokal. Angående förvaring av visst sekretesskyddat material gäller särskilda regler.
Tullmyndighet som saknar lämpliga lokaler skall överföra sina arkivhandlingar till annan tullmyndighet som kan erbjuda dessa betryggande förvaring. Beslut härom fattas av vederbörande chefsmyndighet.
Av tullmyndighets arkivhandlingar skall endast föredragnings/beslutslistor och diarier jämte register till dessa bindas. Övriga handlingar oavsett om de skall bevaras eller utgallras skall läggas i arkivkartonger. Handlingar med kort gallringsfrist kan dock förvaras i pärmar som vid utgallring tages tillvara och används på nytt. Handlingar som läggs i arkivkartonger skall hållas samman för att inte skingras. Gem, tejp eller gummiband får därvid ej användas.
Varje icke utgallringsbar volym skall vara försedd med påtryck eller etikett med arkivbildarens namn (ej förkortningar), rubrik (innehållsuppgift), tidsangivelse och volymsignum enligt arkivförteckningen. Volymsignum (t.ex. A 1:27) består av seriesignum (A 1) och volymnummer (27).
Självhäftande etiketter får ej användas. Etiketten skall limmas fast på volymens rygg en centimeter från nederkanten.
För utgallringsbara volymer bör det system användas som lämpar sig bäst, sett ur arbetssynpunkt. På sådana volymer skall dessutom anbringas en röd gallringsetikett med nedanstående utseende.
|
UTGALLRAS |
Det år volymen enligt gallringsplanen skall utgallras tillskrivs med penna.
Anvisningar om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet återfinns i skrivmaterielkungörelsen (1964:504). En förteckning över godkända skrivmateriel och reproduktionsmetoder publiceras i början av varje är i Svensk författningssamling.
Med skrivmateriel avses
— dels underlag för skrift, ritning, karta eller bild, såsom papper, väv, plast,
— dels blyerts-, anilin- och kritpennor, bläck, färger och pastor till pennor samt till kontorsmaskiner och stämplar, karbonband, färgband,
— dels, slutligen, kontorsmaskiner för kopiering och duplicering.
Arkivbeständig skrivmateriel skall bl.a. begagnas för
1. skrivelser till regeringen och statsdepartement,
2. skrivelser till annan myndighet om de är av särskild vikt,
3. expeditioner till enskild, vilka äger varaktig rättslig betydelse eller eljest är av stor vikt,
4. protokoll, arkivexemplar av utgående handlingar (koncept), diarier, matriklar, räkenskaper, kartor och andra handlingar som myndighet upprättar för eget bruk och som inte skall utgallras.
Arkivbeständigt papper skall vara märkt med vattenmärke innehållande bl.a. orden "Svenskt Arkiv" och uppgift om papperets vikt i gram per kvadratmeter. Av skrivpapper finns tre viktklasser nämligen 112, 100 och 80. Normalt begagnas svenskt arkiv 80 eller 100. Svenskt arkivpapper finns enbart i vit färg.
För handlingar som ej är av den beskaffenheten att underlag av godkänd kvalitet behöver användas (i huvudsak utgallringsbara handlingar), skall enklare papper (brukspapper) nyttjas.
Skrift med blyerts-, anilin- och kritpennor har ej sådan hållbarhet att den kan godtagas på arkivhandlingar som skall bevaras. Godkänt skrivmedel skall vara märkt med orden "Svenskt Arkiv", bokstäverna SP (Statens provningsanstalt) och det kontrollnummer som använts vid godkännandet.
Förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokal skall före antagandet, genom generaltullstyrelsens försorg, underställas arkivmyndighet för granskning.
I arkivlokal bör endast arkivhandlingar eller handlingar som ansluter sig till dessa förvaras. Det är således ej lämpligt att begagna lokalen som förråd för papper, blanketter eller tjänstemäns enskilda tillhörigheter. Tobaksrökning eller införande av öppen eld är förbjuden i arkivlokal. Inte heller får elektriska apparater (t.ex. kokplattor) användas i sådan lokal. När arbete inte pågår skall den elektriska strömmen vara bruten genom strömbrytare utanför lokalen och dörren hållas stängd.
Tullmyndighet skall hålla arkiv bildat med början den 1 januari 1982 skilt från tullmyndighetens tidigare arkiv och från andra hos myndigheten förvarade arkiv.
Arkivhandlingar skall om möjligt vara uppställda i överensstämmelse med arkivförteckningens ordning.
Över varje tullmyndighets arkiv skall föras förteckning på av generaltullstyrelsen fastställda blanketter. Förteckningen skall upprättas enligt av riksarkivet fastställd förteckningsplan för tullstaten (bilaga 4). I förteckningen skall redovisas arkivets samtliga serier som skall bevaras under de rubriker i förteckningsplanen till vilka de hör. Inom varje sådan serie redovisas de volymer eller andra arkivaliska enheter som tillhör serien.
Serier som skall utgallras redovisas under varje huvudavdelning enligt förteckningsplanen som en enda avdelning betecknad med U (utgallringsbar). Således redovisas t.ex. samtliga utgallringsbara serier inom huvudavdelning G (räkenskaper) under signum GU. De skilda serierna redovisas med serierubrik, tid (seriens/handlingens begynnelse och, i förekommande fall, slutår), gallringsfrist (enligt gällande gallringsplan) och gallringsbeslut. Utgallringsbara serier skall icke volymredovisas i arkivförleckningen. I övrigt hänvisas till exempel i förteckningsplanen.
Avskrift av arkivförteckning skall inges till arkivmyndighet i 2 ex. Vart tionde år skall vidare, efter anmodan, uppgifter om förändringar i arkivet lämnas till arkivmyndigheten i form av utdrag ur arkivförteckningen. Avskrift av arkivförteckningen och uppgift om förändringar skall även insändas till generaltullstyrelsens kanslibyrå.
Arkivförteckning skall kompletteras varje år före den 1 mars.
Angående upprättande och rörande av arkivförteckning hänvisas till generaltullstyrelsens råd och anvisningar för utarbetande av arkivförteckningar i tullverket.
Med gallring av arkivhandling avses att handlingen kasseras som arkivhandling och avlägsnas ur arkivet för att förstöras. Tullmyndighet får endast genom gallring avhända sig arkivhandling.
Gallring av arkivhandlingar kan endast medges av regeringen eller riksarkivet. Ansökan om gallring görs av generaltullstyrelsen. Varje gallringsföreskrift är i sak en undantagsbestämmelse och skall tolkas och tillämpas med sträng begränsning till vad den uttryckligen omfattar.
Gallring skall utföras regelbundet och vid bestämda tidpunkter. Protokoll som bestyrks av ansvarig vid myndigheten skall upprättas över varje gallringsförrättning. För handlingar med en gallringsfrist av ett år eller längre bör gallringen äga rum i början av året.
Utgallrade handlingar skall förstöras genom bränning eller förmalning. Har tulltjänsteman kontrollerat sådan åtgärd utfärdar han intyg härom. Omhändertas handlingarna av företag för senare förmalning skall företaget utfärda förmalningsintyg. Intyg om förstöring skall biläggas eller förtecknas på gallringsprotokollet.
Gallringsbeslut kan dels vara speciella (gällande en enskild myndighet eller grupp av likartade myndigheter), dels generella (gällande ett stort antal myndigheter).
För tullstaten gäller fr.o.m. den 1 januari 1982 av riksarkivet utfärdade gallringsbeslut. Gallringsbesluten är sammanförda i gallringsplan för tullstaten. Se bilaga 5. Gallringsföreskrifterna skall även tillämpas retroaktivt, d.v.s. på handlingar som tillkommit före den 31 december 1981. Äldre gallringsbeslut för tullstaten har av riksarkivet upphävts fr.o.m. nämnda datum.
Det viktigaste generella gallringsbeslutet är förordningen (1953:716) om utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter (allmänna gallringsförordningen). Förordningen upptar ett antal vanligen förekommande slag av handlingar som är av mindre betydelse och därför skall utgallras med en av den enskilda (tull)myndigheten fastställd frist.
Exempel på handlingar som skall utgallras enligt allmänna gallringsförordningen är
— sådana av rutinmässig beskaffenhet, t.ex. tulltaxeringsförfrågningar, följesedlar, rekvisitioner o.dyl.,
— avskrifter och kopior av handlingar antingen de tillkommit uteslutande för att underlätta det inre arbetet hos myndigheten eller informationsvis (för kännedom) överlämnats från annan statsmyndighet,
— register, liggare, utkast och arbetshandlingar av tillfällig betydelse vilka upprättats uteslutande för att underlätta det inre arbetet hos myndigheten och som inte kan anses ha egenvärde.
Hos tullmyndigheterna förvaras handlingar vars underlag utgörs av blanketter som endast används regionala och lokalt (förekommer inte i tullverkets blankettförteckning), och som är av sådan beskaffenhet att de bedöms kunna utgallras. Vid bedömandet av gallringsfrist och vem som får fastställa sådan kan följande fall gälla.
Den blankettbundna handlingen
1. utgör inte arkivhandling (jfr 2.3),
2. är bilaga till annan handling (gallringsfristen är lika med vad som gäller för huvudhandlingen),
3. kan gallras enligt allmänna gallringsförordningen (1953:716),
4. har egenvärde och kan inte gallras enligt punkt 3 (särskilt, av riksarkivet utfärdat gallringsbeslut fordras).
Tullmyndigheten får själv fastställa fristen för handlingar som kan gallras enligt punkt 3. Samråd bör därvid först ske med vederbörande arkivmyndighet, om det inte är uppenbart obehövliga. Samråd bör även ske i fall där oklarhet råder om huruvida en handling hänför sig till punkt 3 eller 4. I de fall där handling hänför sig till punkt 4 skall tullmyndighet anhålla om gallring hos generaltullstyrelsen som har att göra framställning härom till riksarkivet.
Utgallringsbara handlingar enligt punkterna 3 och 4 skall förtecknas på angivet sätt (jfr 2.8.2).
Arkivmyndighet (landsarkiv eller motsvarande,) kan inom sitt distrikt utse typarkiv. Vilka arkiv i tullstaten som utsetts till typarkiv framgår av bilaga 6.
För vården av tullmyndighets arkiv svarar en av tullmyndighetens chef utsedd tjänsteman, arkivansvarig. Där sådan inte utsetts är chefen själv arkivansvarig. Vid varje kontor vid tulldirektion skall vidare finnas en av kontorschefen utsedd arkivredogörare. För det praktiska arbetet med arkivvården vid tulldirektion eller annan större tullmyndighet utses arkivvårdare.
Arkivansvarig skall
— noggrant sätta sig in i och följa gällande bestämmelser rörande arkivvården i tullstaten,
— handlägga ärenden rörande arkiv och arkivvård,
— medverka till införande av rationella administrativa rutiner,
— sprida information och kunskap om arkiv, skrivmateriel och därmed sammanhängande frågor,
— ansvara för ordningen i myndighetens arkiv,
— tillse att föreskrivna uppgifter och förteckningar översänds till arkivmyndigheten samt i övrigt ta kontakt med arkivmyndighet vid beslut angående omorganisation eller omläggning av rutiner, samt eljest när speciella arkivfrågor uppstår,
— vägleda de olika kontorens arkivredogörare vid tulldirektion i deras arbete,
— övervaka och leda medhjälpares arbete och därvid särskilt sörja för att gällande gallringsföreskrifter riktigt uppfattas och tillämpas.
Arkivredogörare vid tulldirektionernas kontor skall vara kontorets kontaktman i arkivfrågor och därvid bl.a.
— tillse att arkivläggning, volymbildning och avställning av arkivhandlingar sker på föreskrivet sätt vid kontoret.
— delta i handläggningen av arkivärenden,
— följa kontorets arkivbildning och väcka förslag om ändring av regler för arkivläggning och gallring av handlingar.
Arkivvårdare skall
— tillse att avlämning till centralarkiv sker vid bestämd tid,
— sörja för volymbildning och etikettering av volymer,
— upprätta och årligen komplettera arkivförteckningen,
— årligen verkställa föreskrivna och beslutade gallringar,
— samarbeta med den arkivansvarige inom myndigheten.
0 INLEDNING
0.1 Tillämpningsområde
0.2 Definition
l ÄRENDEREGISTRERING,
1.1 Allmänt
1.2 Postöppning
1.3 Generella regler vid diarieföring
1.4 Diarieföringen vid tulldirektionerna/distriktstullkamrarna i
Stockholm, Göteborg, Malmö och Sundsvall, gränstullkamrarna
i Karlstad och Haparanda samt distriktstullkamrarna i
Helsingborg och Arlanda
1.5 Diarieföringen vid övriga tullmyndigheter
2 ARKIVVÅRD
2.1 Allmänt
2.2 Arkivbildare
2.3 Arkivhandlingar
2.4 Arkivläggning och volymbildning
2.5 Förvaring och vård
2.6 Beständighet
2.7 Arkivlokaler
2.8 Ordnande och förtecknande
3 GALLRING
3.1 Allmänt
3.2 Gallringsbeslut
3.3 Typarkiv
4 ARKIVVÅRDENS ORGANISATION
BILAGOR*:
1. D/D-plan för tulldirektionerna/distriktstullkamrarna i Stockholm,
Göteborg, Malmö och Sundsvall, gränstullkamrarna i Karlstad
och Haparanda samt distriktstullkamrarna i Helsingborg och
Arlanda
2. Diarieplan för övriga tullmyndigheter
3. Förteckning över handlingar (ärendeslag) som i princip ej skall
diarieföras
4. Förteckningsplan för tullstaten
5. Gallringsplan för tullstaten
6. Förteckning över tullmyndigheternas
arkivmyndighetstillhörighet
(*Utelämnade i TFS)
Detta cirkulär träder i kraft den 1 januari 1982.